Weight factor ، Weight Value و پیشرفت پروژه در اکسل:

هر پروژه از دو فاز تشکیل شده است:

اول planning و دوم control ،  بایستی فاز اول رو کامل نماییم و بعد به سراغ فاز دوم بریم. تا برنامه کامل نباشد نمی توانیم درست آن را اجرا نماییم.  اما بیشتر وقتمان را صرف اجرا میکنیم و یک هزارم آن را صرف برنامه ریزی نمیکنیم. بعدش هم در اواسط فاز اجرایی می خواهیم مشکلات پروژه را با گرفتن یک جلسه حل کنیم در حالی که از کوتاهی در فاز اول غافل بودیم. (علل موفقیت کشورهای پیشرفته هم اینه که اونا بر عکس ما عمل میکنند.)

فاز planning:

• تقویم پروژه، فعالیتها، ساختار شکست کار، وارد کردن زمان فعالیت ها و وابستگی ها(برنامه زمانبندی پروژه).
• تخصیص منابع وتسطیح منابع.
• تهیه Baseline و نمودارS برنامه ای.
• ارائه برنامه کاری به گروه های اجرایی، مدیر پروژه و… .

فاز Control:

•  در این فاز نیروی اجرایی کار انجام داده و گزارش کارکردش را به قسمت کنترل پروژه ارسال می کند.حال به روزآوری فعالیتها با Update انجام میگیرد . یعنی برنامه ریزی مجدد انجام میشه چون باید دوباره به گروه اجرایی، برنامه داده شود .

اما؛

Weight Factor یا درصد وزنی در پروژه چیست؟

در مواقعی که برای فعالیت های پروژه منبعی تعریف نمی کنیم، می بایست اهمیت فعالیت های مختلف را با ضرایب وزنی (Weight Factor) مشخص نماییم تا درصد پیشرفت پروژه، واقعی و قابل استناد باشد. وزن فعالیت ها را می توان از طرق مختلف بدست آورد ولی متدوالترین آنها وزنهای مالی، زمانی و فیزیکی است. با این وجود بهتر است ترکیبی مناسب از این اوزان به عنوان وزن هر فعالیت منظور شود تا تمامی جنبه های یک فعالیت در نظر گرفته شده باشد.

اما همواره به صورت لفظی از واژه weight factor استفاده می شود و این واژه مرسوم شده است. اما در اینجا من به صورت دقیق اون را از مفهوم دیگری تفکیک می کنم:

Weight Factor – WF:

میزان درصد وزنی که با تکمیل شدن هر بسته کاری یا فعالیت می توان مشخص کرد که چه میزانی از سطح بالایی کامل شده است.

میزان درصد وزنی نسبت به سطوح بالایی ۱۰۰ درصد است.← مجموع درصد های وزنی زیر هر بسته کاری ۱۰۰ درصد است.

Weight Value – WV:

میزان درصد وزنی که با تکمیل شدن هر بسته کاری یا فعالیت می توان مشخص کرد که چه میزانی از کل پروژه کامل شده است.

میزان درصد وزنی نسبت به کل پروژه ۱۰۰ درصد است.← مجموع درصدهای وزنی تمام فعالیت پروژه ۱۰۰ درصد است.

نکته: برای کنترل پیشرفت با استفاده از نرم افزار های کنترل پروژه مانند MSP یا primavera، نیاز به وزن ها نسبت به کل پروژه(WV) می باشد؛ یعنی وزن و حجم هر یک از این فعالیت ها چه میزان از حجم کلی پروژه را به خود اختصاص داده است؛ چون قصد داریم  ببینیم که با پیشرفت هر یک از این فعالیت ها، کل پروژه چه میزانی پیشرفت می نماید.(پس همانطور که می بینید معمولا از WV استفاده می گردد در صورتی که لفظا WF بین کارشناسان مرسوم تر شده است.) برای کنترل پیشرفت به صورت دستی و با استفاده از اکسل، بهتر و راحت تر است از WF استفاده شود.

اما مثال از مفهوم پیشرفت پروژه، Weight Factor و Weight Value در اکسل:

اینجا یک مثال رو بررسی می کنم که دقیقا با این دو مفهوم و تفاوت اون آشنا بشین:

1. در ساختار شکست بالا (wbs-work breakdown structure) ، فعالیت های پروژه کدامند؟
2. آیا میتوان پروژه که دارای ۳ سطح است در سطح شماره ۲ ، فعالیت داشته باشیم؟
3. درصورتی که فعالیت k اتمام یابد چند درصد از کل پروژه تکمیل می شود؟
4. در صورتی که ۱۰ درصد از فعالیت K اتمام یابد چند درصد از کل پروژه تکمیل می شود؟

***سوال A***

فعالیت های پروژه در یک ساختار شکست، آخرین های قسمت هر شاخه هستند. پس در این ساختار شکست،  فعالیت های پروژه X و Y و Z و M و K و W و N  هستند.

***سوال B***

پروژه در سطح ۰ است. A و B در سطح ۱ هستند. C و D و N و M در سطح ۲ هستند. X و Y و Z و W و K در سطح ۳ هستند.

بله، همانطور که در سوال A اشاره شد، M و N جزء فعالیت های این ساختار شکست هستند؛ زیرا آخرین مورد این شاخه می باشد. M و N در سطح ۲ هستند. پس فعالیت های یک پروژه همواره در آخرین سطح نیستند.

***سوال C***

درصدهایی که در تصویر بالا مشاهده میکنید، Weight Factor هستند، زیرا مجموع درصد های وزنی زیر هر بسته کاری ۱۰۰ است. به عنوان مثال جمع A و B که زیر سطح ۰ یا پروژه است برابر ۱۰۰ است. جمع C و M که زیر A است، برابر ۱۰۰ است. جمع D و N که زیر B است، برابر ۱۰۰ است. جمع X و Y و Z که زیر C است، برابر ۱۰۰ است. جمع K و W که زیر D است، برابر ۱۰۰ است. بر اساس مقادیر WF می توان گفت که اگر فعالیت k تکمیل شود، ۵۰ درصد از بسته D تکمیل می گردد چون مقدار WF فعالیت k برابر ۵۰ است.

همانطور که در تعریف  weight factor اشاره شد،  WF درصد وزنی است که با تکمیل شدن هر بسته کاری یا فعالیت می توان مشخص کرد که چه میزانی از سطح بالایی کامل شده است، زیرا نسبت به سطح بالایی ۱۰۰ هستند. پس تا اینجا متوجه شدیم که این مقادیر WF هستند نه WV (با توجه به تعاریف ارائه شده در بالا) و نمی توان با این درصد های وزنی مشخص کرد که اگر فعالیتی تکمیل شود چه میزانی از کل پروژه تکمیل می شود. پس بایستی از روی WF مقادیر WV را بدست آورد.

مقادیر wv سطح ۱ همواره همان مقادیر wf هستند. برای محاسبه WV فعالیتی مانند k، چون K زیر سطح D و D زیر B است تا به سطح ۰ یا پروژه برسد بایستی مقادیر WF انها را در هم ضرب کرد تا مقدار WV آن فعالیت بدست آید.

برای محاسبه WV بسته های کاری می توان مانند روش بالا پیش رفت یا مقادیر WV فعالیت های زیر آن بسته را با هم جمع نمود.

با توجه به تعریف، weight value درصد وزنی است که با تکمیل شدن هر بسته کاری یا فعالیت می توان مشخص کرد که چه میزانی از کل پروژه کامل شده است و نسبت به کل پروژه ۱۰۰ است. در ساختار شکست بالا با درصد های جدید بدست آمده برای WV اگر فعالیت ها را شناسایی و مقادیر WV آن را جمع کنید حتما بایستی برابر ۱۰۰ باشد و بر اساس این مقادیر اکنون می توان گفت اگر فعالیت k تکمیل شود، پروژه ۸ درصد پیشرفت خواهد داشت.

***سوال D***

با توجه به پاسخ سوال قبلی متوجه شدیم که اگر فعالیت k تکمیل شود پروژه ۸ درصد پیشرفت می کند. اکنون اگر ۱۰ درصد فعالیت k انجام شود پس ۰.۸ درصد از پروژه پیشرفت می نماید. پاسخ به این سوالات فقط و فقط با WV ممکن است.

۵ فعالیت بالا بخشی از فعالیت های یک بسته کاری در یک پروژه ۷ فعالیته می باشند. که جمع مقادیر WV این ۵ فعالیت ۷۰درصد است. چنانچه تا آخر روز ۸ ام(قبل از شروع روز ۹ ام) پروژه را بروزرسانی یا update کنیم. میزان پیشرفت این بسته کاری را بدست آورید؟؟

در مجموعه آموزشی کاربرد اکسل در مدیریت پروژه تمامی این مفاهیم با مثال های کاربردی و اجرایی مورد بررسی قرار می گیرند.

در این قسمت طی یک فیلم، به آموزش weight value ، weight factor و پاسخ به سوال بالا می پردازیم. اگر مفید بود یا درخواست آموزشی مشابه دارین، زیر همین پست کامنت بگذارید.