کاربرد اکسل در طراحی سیستم ها و نرم افزارهای مدیریت اطلاعات مشتریان

کاربرد اکسل در طراحی سیستم های مدیریت اطلاعات مشتریان

در این پست به معرفی یک برنامه مدیریت اطلاعات مشتریان، ساخته شده در اکسل می پردازیم. طراحی چنین برنامه هایی در این سطح، حتما و حتما در محیط برنامه نویسی VBA اکسل امکان پذیر است.

توصیه میکنم که اگر به کدنویسی VBA یا ویژوال بیسیک در اکسل علاقه دارید، مجموعه آموزشی جامع کدنویسی ویژوال بیسیک کاربردی در اکسل که حاصل تجربه ،مهارت و شرکت من در چندین کلاس بین المللی و داخلی است، از دست ندهید.

پنجره Login یا ورود به برنامه در اکسل:

این برنامه ۳ کاربره است که یک کاربر میتواند به عنوان مدیر سیستم باشد و دو کاربر دیگر می توانند کاربران معمولی سیستم باشد. به محض باز کردن فایل اکسل ( برنامه ) پنجره ای ( پنجره امنیت سیستم فعال شد…) همچون تصویر زیر به شما نمایش داده می شود و تا زمانی که نام کاربری و رمز عبور صحیح به آن وارد نشود به هیچ وجه نمی توانید به سیستم وارد شوید. اینو بگم که خودم بارها شده چنین پنجره های امنیتی را برای برنامه هام، ایجاد کردم و نام کاربری و پسورد را فراموش کردم و ناچار به استفاده از برنامه های قفل شکن VBA برای ورود به داخل محیط اکسل شدم.

پنجره ورود و امنیت برنامه اکسل

رمز عبور در حالت پیش فرض به صورت *** نمایش داده می شود و شما می توانید با زدن دکمه Check Box رمز عبور را به حالت نمایش یا حالت *** در بیاورید. در صورتی که کاربر دکمه ✗ و Log Out را بزند ابتدا کادری به کاربر نمایش داده می شود که آیا قصد خروج از سیستم را دارید؟ و کاربر می تواند گزینه های بله یا خیر را انتخاب نماید و با زدن دکمه بله فایل اکسل به صورت کامل بسته می شود.

پنجره مدیریت اطلاعات یا پنجره اصلی در برنامه اکسل:

پس از ورود هریک از سه کاربر با نام کاربری و رمزعبور صحیح  به برنامه ساخته شده در اکسل، پنجره مدیریت اطلاعات مطابق با تصویر زیر ظاهر می شود:

پنجره مدیریت اطلاعات برنامه در اکسل

نکته جالب اینکه، هر کابری (یکی از ۳ کاربر تعریف شده در سیستم) که با نام کاربری و رمزعبور تعریف شده خودش به سیستم وارد شود، می تواند اطلاعات شخصیش را در بالای این صفحه مشاهده کند. ( این اطلاعات شامل نام و نام خانوادگی، سمت شما در این برنامه، سن و عکس پرسنلی کاربر است. )

دکمه های اصلی این پنجره عبارتند است:

✔ثـــبـــت دانشجو: به منظور ثبت دانشجویان باید تمامی فیلد های ورودی متنی ( Text Box ها) پر و تکمیل شده، باشند. در غیر این صورت امکان ثبت وجود ندارد و با نمایش پیغام به کاربر هشدار داده می شود. همچنین فیلد های متنی-عددی ( Number ) شماره دانشجو، شماره ملی، شماره شناسنامه و شماره موبایل حتما باید فقط به صورت عددی باشند در غیر این صورت مجددا امکان ثبت وجود ندارد و با نمایش پیغام به کاربر هشدار داده می شود. چنانچه کاربر قصد کند دانشجویی با کد دانشجویی تکراری را ثبت کنید، به کاربر هشدار داده می شود که این کد دانشجویی قبلا ثبت شده است.

✔جستجو دانشجو: شما می توانید تمامی مشتریان، دانشجویان، کارمندان که ثبت نموده اید را با زدن کد دانشجویی (Text Box زرد رنگ) یا کد مشتری جستجو نمایید و اگر دانشجویی با شماره دانشجوی جستجو شده توسط کاربر، یافت شد، تمامی فیلد های ورودی متنی ( Text Box ها) پر می شوند و اطلاعات ثبت شده برای کاربر جستجو شده را در Text Box ها قرار می دهد.

جستجو در داخل دیتا بیس سیستم

✔ویرایش اطلاعات: با استفاده از این دکمه، امکان ویرایش اطلاعات را خواهید داشت. ولی ابتدا با استفاده از دکمه جستجو دانشجو، بایستی دانشجو مد نظر را جستجو کنید. با اینکار تمامی فیلد های ورودی متنی ( Text Box ها ) برای کاربر جستجو شده پر می شوند و سپس بایستی عملیات ویرایش را در داخل Text Box ها انجام دهید و در نهایت دکمه ویرایش اطلاعات را بزنید.

✔حـذف دانـشـجـو: با استفاده از این دکمه، امکان حذف دانشجو (حذف رکورد) را خواهید داشت. ولی مجددا ابتدا با استفاده از دکمه جستجو دانشجو، بایستی دانشجو مد نظر را جستجو کنید. با اینکار تمامی فیلد های ورودی متنی ( Text Box ها ) برای کاربر جستجو شده پر می شوند و سپس با دکمه حذف دانشجو باید دانشجو مدنظر را حذف کنید.

✔درج عکس پرسنلی: با استفاده از این دکمه، می توانید به پوشه های سیستم دسترسی یابید و عکس پرسنلی خود ( ۳ کاربر سیستم ) و عکس پرسنلی دانشجویان را تنظیم کنید. فقط کافی است که نام عکس دانشجو را برابر کد دانشجویی آن بگذارید و آن عکس را در مسیر مشخصی که گفته شده است قرار دهید. همچنین نام عکس پرسنلی کاربران این برنامه در اکسل باید برابر نام کاربری آنها – که در زمان ورود به برنامه وارد میکنند – باشد. (توجه:هیچ عکسی را به اکسل وارد نمی کنیم. چون میدانید که اگر تعداد عکس ها زیاد شود باعث شده که حجم فایل اکسل به شدت بالا رود و باعث ایجاد اختلال در اجرای برنامه گردد.) با کدنویسی خاص انجام شده، در هنگام جستجوی دانشجو، فقط عکس کاربر از مسیر مشخص شده، در برنامه لود می گردد.

✔پاکسازی اطلاعات: این دکمه، باعث می شود که فیلد های ورود اطلاعات ( Text Boxها ) و همچنین عکس دانشجوی جستجو شده خالی شوند.

✔جستجوی پیشرفته: با استفاده از این دکمه، کادری ( Popup ) به صورت زیر ظاهر می شود که شما می توانید بر اساس نام، نام خانوادگی، شماره ملی، استان محل سکونت و رشته تحصیلی، دانشجویان را جستجو نمایید. همچنین می توانید تمامی دانشجویان را ملاحظه فرمایید.

پنجره جستجوی پیشرفته

✔تنظیمات سیستم: با استفاده از این دکمه، کادری ( Popup ) به صورت زیر ظاهر می شود که امکان ویرایش اطلاعات کاربران را مهیا می سازد.

پنجره تنظیمات سیستم برای مدیر سیستم

تنها مدیر سیستم امکان ویرایش نام کاربر، نام کاربری، رمز عبور، سمت و سن را برای تمامی کاربران را دارد(همچون تصویر بالا). یعنی اگر دو کاربر دیگر که مدیر سیستم نیستند به سیستم ورود یابند امکان دسترسی به اطلاعات کاربران دیگر را ندارند و فقط امکان ویرایش نام کاربر، نام کاربری، رمز عبور، سمت و سن خود را دارند(همچون تصویر زیر). همچنین دکمه خروج از برنامه و ورود به محیط کدنویسی فقط به مدیر سیستم نمایش داده می شود و برای کاربران عادی سیستم قابل رویت نیست.

پنجره تنظیمات سیستم برای کاربر عادی سیستم

✔تنظیمات سیستم: شاید برای شما هم پیش آمده باشد که بخواهید برای مدت کوتاهی از پشت سیستم خود برای استراحت بلند شوید. ممکن است در این مدت همکار شما سری به سیستم شما بزند و اختلالی ناخواسته در برنامه ایجاد شود. با استفاده از این دکمه مجدد به پنجره امنیت سیستم ( Lock ) میرویم تا لازم باشد برای کار با سیستم حتما با نام کاربری و رمز عبور به سیستم وارد شویم.

✔ذخیره و خروج: این دکمه، باعث ذخیره سازی اطلاعات و خروج از برنامه می شود.

✔نمایش تمامی کاربران ثبت شده: با استفاده از این دکمه، کادری ( Popup ) به صورت زیر ظاهر می شود که لیست تمامی دانشجویان یا مشتریان ثبت شده را نمایش می دهد.

تمامی کاربران ثبت شده در سیستم

توصیه میکنم که اگر به کدنویسی VBA یا ویژوال بیسیک در اکسل علاقه دارید، مجموعه آموزشی جامع کدنویسی ویژوال بیسیک کاربردی در اکسل که حاصل تجربه ،مهارت و شرکت من در چندین کلاس بین المللی و داخلی است، را از دست ندهید.