کنترل اسناد و مدارک مهندسی پروژه ها در اکسل – گزارشات روزانه :

کنترل اسناد و مدارک مهندسی (MDR) یعنی چه؟

بسیاری از دوستان عزیزم و به خصوص کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه کلی ایمیل زدن و درخواست داشتند که راه حل نوین و ساده ای رو برای ثبت گزارشات روزانه و خروجی گرفتن از این حجم انبوه اطلاعات رو آموزش بده. در این آموزش قصد داریم که فایل داشبوردی را تهیه کنیم که کاربرد اکسل را در مدیریت پروژه و به خصوص داشبورد گزارشات روزانه نمایش بدم. 

در پروژه های مهندسی، اقلام قابل تحویل از جنس نقشه و مدرک می باشد که به منظور کنترل و پایش آنها از فرمتی به نام MDR که مخفف Master Document Register است، استفاده می شود. ‏MDR یک بانک اطلاعاتی جامع از تمامی مدارک مهندسی پروژه می باشد که بطور معمول در نرم افزارهای Excel,Access,SharePoint و … تهیه می شوند. این بانک اطلاعاتی باید طوری طراحی گردد که امکان فیلتر و جستجوی راحت را داشته باشد و همچنین بتوان سوابق، تعداد رفت و برگشت مدارک  میزان پیشرفت مدارک و… را در آن مشاهده کرد.

اما گزارشات روزانه چیست؟

یکی از وظایف کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه مستقر در کارگاه پروژه، تهیه گزارشات روزانه می باشد. تهیه این گزارشات از اهمیت بالایی برخوردار می باشد، ولی متاسفانه در برخی شرکت ها توجه چندانی به این گزارشات نمی شود. به منظور تهیه هر گونه گزارش از روند انجام فعالیت های اجرایی پروژه (اعم از گزارش پیشرفت هفتگی ،ماهیانه ،پیش بینی و …) گزارشات روزانه، مورد استفاده قرار می گیرد در نتیجه هرچه اطلاعات گزارشات روزانه جامع و دقیق تر باشد، گزارش هایی که بر اساس آن تهیه می شود، کامل و دقیقتر خواهد بود.

هدف از تهیه گزارشات روزانه ارائه اطلاعات لازم از عملکرد پروژه به ذینفعان کلیدی به صورت روزانه می باشد. درصورتی که کارگاه در برخی روزها و یا بازه زمانی، به دلایلی تعطیل بوده و هیچ کاری در آن انجام نمی شود لازم است گزارشات روزانه که بیانگر تعطیلی کارگاه است ، تهیه گردد تا از این طریق بیکاری کارگاه پیمانکار به کارفرما اعلام شود.

گزارشات روزانه باید تمامی رویدادها و اقدامات انجام شده روزانه کارگاه را شرح دهند. گزارشات روزانه شامل لیست فعالیت های انجام شده، احجام، تعداد نیروی انسانی، تعداد ماشین آلات، مواد و مصالح وارد شده به سایت و مصرف شده، بیان مسائل و مشکلات پروژه (که باعث بروز تأخیر و کندی در روند اجرا می گردد)، شرایط جوی و دما می باشند. یکی از مواردی که در تهیه گزارشات روزانه پروژه باید به آن توجه نمود این است که تمامی گزارشات روزانه باید به تائید سرپرست کارگاه، دستگاه نظارت و یا کارفرما برسد تا رسمیت داشته باشد که بتوان در زمان مناسب (به خصوص زمان پایان پروژه) به آن ها استناد نمود.

بزن بریم کاربرد اکسل در مدیریت پروژه را بشناسم؛

 امروزه با توجه به گسترگی حجم اطلاعات، کنترل اسناد و مدارک مهندسی پروژه ها از اهمیت بالایی برخوردار است. اینکه بتوان در کمترین زمان ممکن و با دقت بالایی در شکلی زیبا از اطلاعات خود خروجی بگیرید ایده آل هر کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد.

 بر اساس این مجموعه آموزشی رایگان و بی نظیر شما می توانید در اکسل تاریخ گزارشات روزانه، وضعیت نیروهای انسانی سایت و وضعیت تجهیزات و ماشین آلات فعال و… به ازای هر تاریخ ثبت کنید. اکنون در صفحه داشبورد گزارشات روزانه به صورت اتوماتیک، تاریخ های ثبت شده توسط شما به لیست کشویی تاریخ ها به صورت داینامیک اضافه می گردند و  شما می توانید با فیلتر کردن روی تاریخ مشخص، به راحتی از حجم انبوهی از گزارشات روزانه خروجی بگیرید و کنترل اسناد را به نحو دقیق و مهندسی انجام دهید. خب الان وقتشه و قصد داریم طی ۴ عدد ویدیو، آموزش ببینیم که چگونه شما با ثبت اطلاعات گزارش روزانه خودتون و با اعمال فیلتر روی یک تاریخ مشخص از اطلاعات ثبت شده و تمامی اتفاقات و شرح گزارشات در آن روز خروجی بگیرین،

به همین دلیل اسم این آموزش رو << کاربرد اکسل در کنترل اسناد و مدارک مهندسی پروژه ها – گزارشات روزانه >> گذاشتم. اگر مفید بود یا درخواست آموزشی مشابه دارین، زیر همین پست کامنت بگذارید…

کنتر اسناد و مدارک مهندسی پروژه

در این بخش با استفاده از فرمولنویسی در محیط نرم افزار اکسل کاری می کنیم که با اعمال فیلتر روی یک تاریخ مشخص بتوانیم شرح موارد قابل گزارش(نیروی انسانی، ماشین آلات، الزامات کیفیتی، متریال مصرف شده، شرح فعالیت های انجام شده، توضیحات و…) را در ساختار یک گزارش تنظیم شده، به نمایش در آوریم. ابتدا در یکی از صفحات اکسل ساختار و قالب گزارش خود را ایجاد می کنیم. این قالب گزارش برای هر سمت و برای هر زمینه کسب و کاری می تواند متفاوت باشد. در این مثال از این جهت که هدف تنها آموزش نحوه ایجاد این گونه گزارشات داینامیک می باشد؛ تنها گزارشات نیروی انسانی فعال روزانه را ایجاد می کنیم(مطابق تصویر روبه رو).

شما می توانید مطابق با آموزش های ارائه شده در این بخش برای سایر موارد قابل گزارش این گزارشات پویا را ایجاد نمایید.

پس تصویر بالا، قالب گزارش است که در قسمت بالای این گزارش با استفاده از لیست کشویی که به روش Data Validation ساخته می شود، امکان فیلتر کردن روی تاریخ ها وجود خواهد داشت. در محلی دیگر به ثبت اطلاعات و گزارشات روزانه می پردازیم که در این مثال در همان صفحه یک این کار انجام می شود. که در ستون اول تاریخ و در ستون های جلوی تاریخ شرح موارد قابل گزارش (در این مثال نیروی انسانی فعال و تعداد آن) آورده  می شوند(مطابق تصویر رو به رو). تصویر روبه رو با پیشرفت زمان و ثبت گزارشات روزانه برای شما می تواند در جهت تعداد سطرها بیشتر باشد. همچنین تعداد ستون ها می تواند با توجه به شرح موارد قابل گزارش شما افزایش یابد.

با انتخاب تاریخ ها از درون لیست کشویی باید شرح موارد قابل گزارش (در این مثال نیروی انسانی فعال و تعداد آن) به نمایش در می آیند. البته ناگفته نماند که تاریخ هایی که در لیست کشویی که به روش Data Validation نمایش داده می شوند باید بر اساس تاریخ هایی باشد که کاربر در صفحه گزارشات روزانه (تصویر بالا) برای هر گزارش ثبت می کند.

کنتر اسناد و مدارک مهندسی پروژه

• بخش اول-خروجی گرفتن از گزارشات روزانه درون قالب گزارش:

۱-۱

۱-۲

۱-۳

اکنون به ازای سایر موارد قابل گزارش مثل تعداد نیروی فعال مراحل ۴ و ۵ را میتوانید در هر قسمتی از قالب گزارش تکرار کنید.

• بخش دوم- تهیه لیست کشویی تاریخ ها:

۲-۱

۲-۲

۲-۳

۲-۴

۲-۵

۲-۶

در نهایت به روش چهارم ساخت لیست کشویی Data Validation (معرفی شده در پست روش های ایجاد لیست کشویی در data validation) با استفاده از تاریخ های خروجی گرفته شده از مرحله ۷، لیست کشویی از تاریخ ها را در بالای قالب گزارش ایجاد می نماییم.

***این آموزش رایگان استثنایی، در مجموعه آموزشی مدیریت پروژه در اکسل است، که به صورت رایگان در اختیار شما قرار گرفته است.***