کاربرد اکسل در مدیریت پروژه

کاربرد اکسل در مدیریت پروژه (خرید دانلود):

✳️ارزش این مجموعه از لحاظ مدت زمان دوره،سرفصلهای آموزشی، دو برابر کلاس های مشابه است.به قطع میگم که سرفصل های این مجموعه در هیچ جای کشور تدریس نمیشه و اگر هم تدریس بشه در سطح مبتدی و آموزش گذری است.

✳️در تهیه این مجموعه سعی کردم تمامی تجارب اکسل در مبحث مدیریت و کنترل پروژه را بی کم و کاست در اختیار دوستان قرار بدم.

(ممنونم که درخواست تخفیف نمیکنین چون به این مجموعه آموزشی ایمان دارم که ۱۰۰درصد از یک کلاس حضوری برای شما خیلی بیشتر میتونه مفید واقع بشه. در صورت عدم رضایت پس از خرید با ذکر دلیل تمامی وجه رو عودت میکنم.)

✳️این مجموعه آموزشی دارای ۱۳ جلسه آموزش است که در هر جلسه ۲ الی ۴عدد فیلم و مدت زمان هر جلسه بین ۱ تا ۲ ساعت است.در پایان هر جلسه یک تمرین از آموزش اون جلسه قرار داده شده(در قالب PDF)که متناسب با آموزش همان جلسه و پاسخ اون در ابتدای جلسه بعدی آورده شده.

این مجموعه آموزشی دوبخشی است:
✳️کاربرد اکسل در برنامه ریزی و کنترل پروژه + داشبوردهای مدیریتی برنامه ریزی و کنترل پروژه

✳️کلیه موارد معرفی شده در فیلم های معرفی این مجموعه به صورت کامل و بی نقص،تدریس میشود.

✳️ در صورتی که حین آموزش دیدن با سوال و مشکلی روبه رو شدین میتونین با من در تماس باشین.

✳️مدت زمان آموزش : حدود ۲۰ ساعت آموزش جامع

🔰امکان خرید لینک های دانلود و پست دی وی دی آموزشی وجود دارد.(برای خرید پستی کلیک کنید.)

معرفی آموزش کاربرد اکسل در مدیریت پروژه:

با توجه به توانمندی فراوان اکسل، امروزه اغلب شرکت های پروژه محور از این نرم افزار به عنوان ابزاری جهت اجرای تمام یا بخشی از فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه خود استفاده می نمایند. لذا تسلط و آشنایی با نحوه کاربرد این نرم افزار در کنترل پروژه ضروری می باشد.
✳️فراگیران در این دوره با کاربردهای اکسل در مدیریت پروژه آشنا خواهند شد. بدین منظور ضمن آشنایی با کاربردهای اکسل در فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه، چندین نمونه از کاربردهای اکسل در شرکت های پروژه محور به صورت Case study مورد مطالعه قرار خواهد گرفت.
✳️همچنین ، داشبوردهای مدیریتی سیستمهای نرم افزاری نوینی هستند که به سازمان ها در جهت غنی سازی اهداف با استفاده از اطلاعات و تجزیه و تحلیل آنها کمک می کنند. داشبورد های مدیریتی برنامه ریزی و کنترل پروژه به مدیران این امکان را می دهد تا با تعریف، نظارت و تحلیل شاخص های کلیدی عملکرد (KPIs) در ایجاد تراز بین اهداف و فعالیت ها، نمایان سازی کلیه فعالیت های سازمان و ایجاد یک محیط نمایش مشترک بین اهداف و فعالیتها برای تصمیم سازی درست و کارآمد اقدام نمایند.
✳️ این مجموعه آموزشی دوبخشی است:
✳️کاربرد اکسل در برنامه ریزی و کنترل پروژه + داشبوردهای مدیریتی برنامه ریزی و کنترل پروژه

سر فصل های آموزش کاربرد اکسل در مدیریت پروژه:

🔵آشنایی با مبانی اکسل
🔵فرمول نویسی در اکسل و آدرس دهی نسبی و مطلق
🔵معرفی توابع کاربردی اکسل در مدیریت پروژه
🔵تهیه ساختارهای شکست پروژه در نرم افزار اکسل(معرفی دو روش کاربردی)
🔵سفارشی نمودن اکسل جهت جمع آوری اطلاعات پیشرفت پروژه از عوامل اجرایی
🔵آشنایی با مفهوم درصد وزنی یا weight factor-WF و استخراج آن
🔵کنترل پیشرفت برنامه ای(plan% complete) پروژه در اکسل
🔵کنترل پیشرفت واقعی(actual% complete) پروژه در اکسل
🔵تهیه فهرست کنترل نقشه ها و گردش مدارک در اکسل
🔵انتقال برنامه زمانبندی از MSP به excel و بالعکس
🔵انتقال برنامه زمانبندی پروژه از P6 به excel و بالعکس
🔵تهیه برنامه های کنترل هفتگی و ماهانه
🔵تهیه To Do List افراد و پیمانکاران مختلف
🔵ترسیم نمودار S پروژه
🔵تهیه گزارشات پیشرفت پروژه
🔵تهیه برنامه زمانبندی حرفه در اکسل(شبیه سازی نرم افزار های کنترل پروژه)
🔵بررسی یک مثال جامع و عملی به صورت case study
🔵آشنایی با ابزار Developer در اکسل
🔵داشبورد ساخت Key performance indicator(KPI)
🔵ساخت داشبورد وضعیت پیشرفت یک یا چند پروژه(S-curve)
🔵ساخت داشبورد سرعت سنج(Speedometer-Gauge Speed )
🔵ساخت داشبورد Text Box
🔵ساخت نمودار های داینامیک در داشبورد
🔵ساخت داشبورد وضعیت فاز های پروژه(EPC)
🔵ساخت داشبورد نیروی انسانی
🔵ساخت نمودار های تصویری جالب از وضعیت پیشرفت
🔵ساخت داشبورد لوگوی کارفرمایان
🔵ساخت داشبورد عکس های پیشرفت پروژه
🔵ساخت داشبورد هیستوگرام نیروی انسانی در بازه های زمانی مختلف
🔵ساخت داشبورد های تبولار
🔵ساخت داشبورد نمایش اطلاعات و مدارک مهندسی پروژه ها
🔵ساخت داشبورد نمودار هزینه پروژه ها
🔵ساخت داشبورد ماشین آلات و تجهیزات در بازه های زمانی مختلف
🔵ساخت داشبورد صورت وضعیت پروژه ها
🔵ساخت داشبورد احجام پروژه ها در بازه های زمانی مختلف

معرفی برخی از بخش های آموزش کاربرد اکسل در مدیریت پروژه:

🔰درصد پیشرفت فیزیکی(Physical Percentage complete)

🔰درصد پیشرفت فیزیکی در مورد هر فعالیت معمولا بر اساس نسبت حجم کاری انجام شده به کل حجم کاری فعالیت محاسبه می شود.
🔰مثال هایی از نحوه محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی:
❌فعالیت نقاشی: نسبت مساحت نقاشی شده به کل مساحت
❌فعالیت بتن ریزی: نسبت حجم بتن ریزی شده به کل حجم
❌فعالیت کابل کشی: نسبت طول کابل کشی شده به کل طول
در مورد درصد پیشرفت فیزیکی پروژه و سطوح مختلف ساختار شکست کار (WBS) با توجه به متفاوت بودن جنس کارها ضروری است که درصد پیشرفت های فیزیکی یکسان سازی شوند که بدین منظور از وزن یا ارزش نسبی ( WF: Weight Factor ) استفاده خواهد شد.
البته معیارهای وزن دهی می تواند متفاوت باشد ولی در هر صورت وزن هر فعالیت، اهمیت آن را در پروژه نشان می دهد.

برای مثال فعالیتی که وزن ۸ دارد نسبت به فعالیت با وزن ۴ دارای اهمیت ۲ برابری است. به عبارت دیگر تاثیر فعالیت های با وزن بیشتر، در درصد پیشرفت کل پروژه بیشتر خواهد بود.

🔰ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure-WBS)

❌ساختار شکست کار (WBS) یک تجزیه سلسله مراتبی از کل محدوده پروژه – که توسط تیم پروژه برای دستیابی به اهداف پروژه و ایجاد خروجی های مورد نیاز انجام خواهد شد.
🔰از مزایای ساختار شکست کار می توان به موارد زیر اشاره داشت:
❌تعریف دقیق محدوده پروژه که خود پیش نیازی برای تعیین و برنامه ریزی دقیق زمانبندی، منابع، هزینه ها، کیفیت و ریسک های پروژه می باشد.
❌ردیابی و کنترل محدوده، ریسک ها، منابع، هزینه ها و کیفیت پروژه
❌درک مشترک بین ذینفعان پروژه در مورد محدوده پروژه
❌ایجاد ساختاری مناسب جهت گزارش ها
🔰روش تهیه ساختار شکست کار به صورت ذیل خواهد بود:
❌نام پروژه در بالاترین سطح این ساختار قرار می گیرد.
❌پروژه بر اساس یک معیار به چند زیرمجموعه تقسیم می شود که این زیرمجموعه سطح بعدی ساختار را شکل می دهند.
❌به همین روش هر قلم از ساختار شکست کار به اقلام کوچکتری شکسته می شود. معمولا به آخرین سطح ساختار شکست کار بسته کاری (Work Package) می گویند.

🔰ساختار شکست هزینه(Cost Breakdown Structure)

❌CBS مخفف سه کلمه Cost Breakdown Structure که به معنی ساختار شکست هزینه می باشد.
❌در واقع CBS همان ساختار شکست کار (WBS) می باشد که در آن میزان هزینه هر یک از عناصر موجود در ساختار شکست کار تعیین می شود.
❌در پروژه های قیمت ثابت (Lump Sum یا Fixed Cost) پس از تهیه WBS پروژه و تائید آن توسط کارفرما لازم است قیمت کل پروژه بین سطوح مختلف WBS و همچنین فعالیت های زیر مجموعه آن ها سرشکن شود .
❌کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه از این ساختار برای تعیین ارزش نسبی (Weight Factor) و همچنین تهیه و تولید صورت وضعیت های پروژه با توجه به پیشرفت آن استفاده می نمایند.

🔰 بخش اول-ترسیم نمودار پیشرفت پروژه(S-Curve)

❌یکی از مهمترین موضوعات در پروژه گزارش درصد پیشرفت کار است، با وجود آن که نرم افزارهای متعددی جهت مدیریت کنترل پروژه وجود به خاطر قدرت بالای نرم افزار اکسل و آزادی عمل در ارائه گزارشات متنوع، بسیاری از گزارشات در این نرم افزار ارائه می‌شود.
اقبال عمومی به نرم افزار MS Excel امروزه جایگاه بی نظیری به آن داده است تا جایی که اغلب سازمان ها در انجام کارهای خود به این نرم افزار روی آورده اند. ترکیب توابع، نمودارها و سایر ابزارهای این نرم افزار به طور معجزه آسایی می تواند راندمان کار افراد و رضایت مدیران را افزایش دهد. استفاده از داشبوردهای مدیریتی جهت گزارشات دوره ای و به روز بسیار مفید می تواند باشد. بسیاری از سازمان های بین المللی با اصلاح روال ثبت، تحلیل و گردش اطلاعات به بالابردن کیفیت گزارشات خود نائل آمده اند. اغلب کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه از طولانی بودن مدت زمان تهیه گزارشات که موجب سوخت شدن برخی از اطلاعات می شود گلایه دارند. استفاده از نمودارهای منعطف و دینامیک به همراه ساختارهای مناسب اطلاعاتی در نرم افزار MS Excel می تواند راهگشای این افراد باشد.
❌از این نمودار برای نمایش میزان تجمعی مقادیر متغیر یا عاملی استفاده می شود. دلیل نام گذاری این منحنی با نام S آنست که این منحنی نمایان گر وضعیت می باشد. استفاده از این منحنی در پروژه ها بسیار مرسوم است. معمولا محور افقی نمایانگر تاریخ های نظارت و محور عمودی نمایانگر مقادیر تجمعی درصد پیشرفت یا منابع مصرفی می باشد. در هر تاریخ نظارت به ازای درصد پیشرفت یا منابع مصرفی نقطه ای رسم و تمامی نقاط با خطی به هم وصل می شوند. این خط بیانگر روند درصد پیشرفت یا منابع مصرفی می باشد.
❌در بعضی موارد از نمودار S” ” به عنوان “Status Curve” یا ” Situation Curve”” نیز یاد شده است.

🔰بخش دوم-ترسیم نمودار پیشرفت پروژه(S-Curve)

❌به منظور تهیه نمودار پیشرفت پروژه در قالب یک نمودار داینامیک(داشبورد) میتوان قابلیت های زیر را به نمودار داد که باعث راحتی کار با این نمودار می شود:
🔰استفاده از combobox:
با استفاده از این ابزار پیشرفته در اکسل می توانیم دو قابلیت اساسی به نمودار اضافه نماییم:
انتخاب هر کدام از پروژه ها که با انتخاب پروژه ها می توان به صورت داینامیک و اتوماتیک نمودار وضعیت پیشرفت هر پروژه را مشاهده کرد.
تعیین بازه زمانی نمایش نمودار وضعیت پیشرفت که میتوان ابتدا و انتهای بازه زمانی مدنظر برای نمایش نمودار خطی تجمعی و نمودار ستونی دوره ای را به راحتی هرچه تمامتر مشاهده نمود.

🔰گزارشات پیشرفت روزانه:(Daily reports)

❌یکی از با ارزش ترین گزارشات در برنامه ریزی و کنترل پروژه گزارشات روزانه است که پیمانکاران، مشاوران، دستگاه نظارت و … ملزم به ارائه روزانه آن هستند.
❌گزارشات روزانه شامل بخش های زیر می باشد :
🔰١- اطلاعات عمومی : شامل شماره گزارش، تاریخ، دمای هوا، ساعت کار کارگاه، جمع ساعت کاری، وضعیت کارگاه، شیفت کاری، وضعیت جوی و حوادث طبیعی می باشد.
🔰٢- اطلاعات ماشین آلات و تجهیزات : شامل نوع ماشین و تجهیزات، ظرفیت یا توان، شرکتی یا استیجاری، فعال یا آماده به کار ( ماشین موجود است ولی کاری جهت انجام نیست)، غیرفعال( ماشین به هر دلیلی قابل استفاده نمی باشد)، تعداد کل و … می باشد.
🔰٣- اطلاعات نیروی انسانی : شامل نیروی انسانی مستقیم ( نیروهایی که با اجرای کار به صورت مستقیم در ارتباط هستند ) یا غیر مستقیم، شرح مسئولیت، شرکتی یا پیمانکار، درجه شغلی، تعداد، جمع کل و … می باشد.
🔰۴- شرح نسخ : تعیین نسخه، جهت کارفرما، مدیریت طرح، طرح مشاور، دستگاه نظارت، پیمانکار و …
🔰۵- فعالیت های انجام شده : شامل شرح فعالیت، وضعیت اجرا، آدرس یا موقعیت اجرای کار، واحد و مقدار انجام شده می باشد.
🔰۶-کاکرد کارگاه های ساخت و پیش ساخت:شامل شرح قطعه،مقدار برآوردی،واحد،مقدار تولید شده تا دیروز و تاکنون می باشد.
🔰۷-سانحه یا حادثه:شامل شرح و علت حادثه یا سانحه و تعداد آن می باشد.
🔰۸-وضعیت مصالح وارده:شامل شرح مصالح،ابعاد یا اندازه،نوع،واحد و مقدار می باشد.
🔰۹-وضعیت آزمایشات،تست یا بازرسی،شامل نوع تست و بازرسی،شماره مدارک،آدرس یا مکان و نتیجه تست یا بازرسی می باشد.
🔰۱۰-نقشه و دستور کارها:شامل موضوع نقشه و دستور کار،شماره،تاریخ دریافت یا ارسال،تعداد و ورژن می باشد.
🔰۱۱-مصالح تولید شده:شامل عنوان مصالح،واحد ،مقدار تولید و توضیحات می باشد.
🔰۱۲-جلسات هماهنگی:شامل جلسات شروع،ساعت خاتمه،محل جلسه،شرکت کنندگان،خلاصه جلسات می باشد.
🔰۱۳-محل تایید و امضا:نماینده پیمانکار،نماینده ناظر،نماینده کارفرما.

🔰بخش اول-سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه(Progress Measurement System)

❌یکی از مدارک رایج در پروژه ها، PMS می باشد.PMS مخفف سه کلمه “Progress Measurement System” به معنی “سیستم اندازه گیری پیشرفت” پروژه می باشد. این مدرک با هدف هماهنگ سازی و ایجاد یک زبان مشترک بین ارکان پروژه (کارفرما ، مشاور و پیمانکار) به منظور محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها در بخش های مختلف پروژه(مهندسی ،تدارکات و اجرا) تهیه می شود و با توافق ارکان پروژه جاری می شود.
❌ PMS بعد از برنامه زمان بندی مهمترین مدرکی است که باید تهیه شود.
❌دلیل اصلی تهیه PMS این است که در نرم افزارها معمولاً احجام فعالیت ها و مقادیر وارد نمی شود.
❌لازم به ذکر است که ایجاد PMS در نرم افزار پریماورا قابل انجام است اما بسیاری افراد و شرکت ها به دلیل اینکه ممکن است افراد مختلفی که خارج از تخصص برنامه ریزی و کنترل پروژه هستند نیاز دارند با این مقادیر سروکار داشته باشند ترجیحاً آن را درون اکسل تهیه می نمایند تا تمامی افراد مربوط بتوانند به سادگی دسترسی لازم را داشته باشند.

🔰بخش دوم-سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه(Progress Measurement System)

❌این فایل در شرکت های مختلف و پروژه های مختلف می تواند به روش های مختلف تهیه شود. اما به طور کلی ساختار آن شامل بخش های زیر است:

❌جدول اطلاعات: این فایل دارای یک جدول اصلی است که شامل شماره سطح، شناسه فعالیت ها، WBS، نام فعالیت ها، زمان فعالیت،تاریخ های شروع و پایان، واحد اندازه گیری فعالیت ها، حجم فعالیت، بهای واحد، قیمت کل می باشد.

❌ستون Weight Value : این ستون ارزش هر فعالیت را نسبت به عدد کل پروژه نمایش می دهد.

❌ستون Weight Factor : این ستون ارزش هر فعالیت را نسبت به سطح بالاتر خودش نمایش می دهد.

❌بخش درصد های پیشرفت برنامه ای: این بخش مقادیر درصد پیشرفت برنامه ای را نمایش می دهد.

🔰صورت وضعیت(Invoice)

❌یکی از مهم ترین و حساس ترین بخش های کار در فرآیند اجرای مفاد قرارداد پیمانکاری ، تهیه صورت وضعیت از کارکردهای انجام شده می باشد که تأمل و دقت در تهیه ی آن، قطعا از تضییع حقوق طرفین قرارداد جلوگیری بعمل آورده و موجب آن خواهد شد تا مبلغ کارکرد واقعی به پیمانکار پرداخت گردد. در آخر هر ماه شمسی، پیمانکار بایستی صورت وضعیت کارهای انجام شده از ابتدای کار تا آن تاریخ را طبق نقشه های اجرایی، دستور کارها، صورتمجلس و سایر مدارک و مستندات موجود اندازه گیری نموده و مقدار مصالح پای کار را نیز تعیین کند. در انتهای مقاله نیز نحوه رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران پرداخته شده است.
❌صورت وضعیت چیست؟ گزارش ریز مقادیر انجام عملیات و مالی کردن آن به طور کامل به نام درخواست مالی دریافت وجه در قالب موضوع پیمان از بابت عملیات انجام شده و قیمتهای توافق شده. همانگونه که از نام آن بر می آید، صورت یا لیستی از وضعیت پروژه و مجموعه خدمات انجام شده، مصالح و مواد تهیه شده، حمل این مواد و مصالح، هزینه ساخت و ترکیب مواد و غیره می باشد. هر صورت وضعیت شامل مشخصاتی از پروژه و قرارداد و خلاصه متره همه آیتم های فوق به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد می باشد.

🔰به طور کلی صورت وضعیت ها به سه نوع تقسیم می شوند:
❌نوعی از صورت وضعیت های ارائه شده با نام برآورد، در واقع تخمینی از حجم کلی برآورد ریالی کل پروژه توسط پیمانکار می باشد که می تواند در زمان انجام پروژه، در صورت قبول وی به عنوان مجری کار توسط کارفرما، از سوی پیمانکار به واحد پیمان و رسیدگی ارسال گردد.
❌نوع دیگر صورت وضعیت ها، شامل صورت وضعیت تحویل موقت کار می باشد. هر پیمانکار در تقسیم بندی مالی پروژه خود در مدت زمان انجام قرارداد مختار است. بدین معنی که پیمانکار می تواند تمام پروژه را با استفاده از سرمایه شخصی خود انجام داده و سپس صورت وضعیت فعالیت های انجام شده را به کارفرما تحویل دهد و یا این صرف هزینه را به بخش های کوچکتری که بر اساس شناخت او از بازار و مصلحت اندیشی اقتصادی و یا توان مالی پیمانکار تعیین می شود، تقسیم نماید. در صورتی که پیمانکار این تقسیم بندی را به درستی انجام دهد و مطالبات مالی خود را طی چند صورت وضعیت مطالبه کند، هر صورت وضعیت به عنوان یک صورت وضعیت تحویل موقت نام گذاری می شود به این دلیل که پیمانکار، کار را تا مرحله مورد نظر خود به صورت موقت به کارفرما تحویل می دهد تا پس از پرداخت مطالباتش وارد فاز بعدی کار گردد.توصیه ای که در این واحد به پیمانکاران می شود ارائه مبالغ کمتر در تعداد بیشتری صورت وضعیت است، چرا که در صورت وضعیت های پرآیتم و با مبالغ بالا احتمال خط خوردن برخی آیتم ها بیشتر از صورت وضعیت های کم آیتم تر است.
❌سومین نوع صورت وضعیت ها، صورت وضعیت های تحویل قطعی هستند. هرگاه پیمانکار، آخرین صورت وضعیت خود را به منظور دریافت تمامی مطالباتش و برای تسویه حساب قرارداد و برچیدن کارگاه خود به کارفرما تحویل دهد، این صورت وضعیت به عنوان تحویل قطعی قلمداد خواهد شد.
<br/>بنابراین پیمانکار پس از عقد قرارداد و شروع کار در طی مراحل پیشرفت کار،‌ صورت وضعیت‌ های موقت و پس از اتمام کار تحویل پروژه ، صورت وضعیت قطعی را به کارفرما ارائه می‌کند. مراحل تحویل صورت وضعیت و بررسی و پرداخت آن را می‌توان چنین خلاصه نمود. ابتدا پیمانکار صورت وضعیت کارهای انجام شده را تهیه و به ناظر کار تحویل می‌دهد سپس ناظر پس از مطابقت صورت وضعیت با فهرست بها،‌قوانین و مقررات فنی و مستندات پیمان صورت وضعیت را رسیدگی می‌نماید و یا در صورت لزوم جهت رفع نواقص به پیمانکار عودت می‌دهد.